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Sekretärin ab 01.06.2022 gesucht !

Seit über 60 Jahren gehören die Sartory-Säle zu den wichtigsten Veranstaltungszentren in Köln. Hier finden Kongresse, Ausstellungen und Konzerte statt, es werden Betriebsfeste und Karneval gefeiert, man tanzt auf Galas und festlichen Bällen und amüsiert sich bei Musicals und sogar bei Boxkämpfen. Und wer schon einmal da war, der weiß: Die Location hat den Charme und die Atmosphäre, die jede Veranstaltung zu einem unvergesslichen Erlebnis machen.

Wir suchen ab dem 01.06.2022 eine motivierte Sekretärin mit hohem Qualitätsanspruch und Freude an Veranstaltungen aller Art in Vollzeit.

Ihre Aufgaben:

Sämtliche Tätigkeiten rund um das Thema Sekretariat. Hierzu gehört:

  • Bearbeitung administrativer und büroorganisatorischer Vorgänge, u.a. Posteingang-, -ausgang und –umlauf, Ablage und Wiedervorlage
  • Abwicklung des Telefonverkehrs und Erteilung von schriftlichen und mündlichen Auskünften
  • Selbstständige Koordinierung der Termine und Überwachung der Fristen
  • Mitwirkung bei der Organisation der Veranstaltungen, dies beinhaltet die Vor- und Nachbereitung für die Veranstaltungen, u.a. Vorbereitung der Verbrauchslisten, Programmierung der Kasse, Meldung an externe Dienstleister, Personalunterlagen von Aushilfen, Abfrage aller rechnungsrelavanten Details sowie Erstellen der Rechnung.
  • Schreibarbeiten jeglicher Art sowohl eigenständig als auch nach Diktat der Geschäftsführung
  • Erstellung von Entscheidungsvorlagen für die Geschäftsführung, u.a. Erstellung/Vorbereitung von Angeboten, Verträgen und hilfreichen Listen
  • Abwicklung des Zahlungsverkehrs sowie vorbereitende Buchhaltungsaufgaben

Wir wünschen uns von Ihnen:

  • Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung und/oder Berufserfahrung im Sekretariat/Verwaltung
  • Sehr gutes Organisationstalent, Teamfähigkeit und eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
  • Hohe Eigenmotivation, Selbstständigkeit, Flexibilität sowie Dienstleistungsorientierung und ein große Portion Teamfähigkeit
  • Sehr gute Umgangsformen, sicheres und freundliches Auftreten und Diskretion
  • Sicherer Umgang mit den gängigen MS OfficeTools (Outlook, Word, Excel)
  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch in Wort und Schrift

Bei Interesse bitte Lebenslauf und Zeugnisse an info@sartory.de